Avukatlar İçin E-İmza

Bu yazı, e-imzayı ilk kez alacak ya da yeni e-imzasını UYAP'ta çalıştırmak isteyen avukatlar için hazırlandı. E-imzanın tanımına ve hukuki dayanağına burada girmiyoruz; avukatlık pratiğinde e-imzanın nerede şart olduğuna, kurulum sırasına, e-Tebligat ve e-SMM yükümlülüklerine ve en sık yapılan hatalara odaklanıyoruz.

Avukata e-imza zorunlu mu?

UYAP üzerinden adliyeye gitmeden çalışmak istiyorsanız pratikte evet. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 445. maddesine göre elektronik ortamda güvenli elektronik imza kullanılarak dava açılabilir, harç ve avans ödenebilir, dava dosyaları incelenebilir. UYAP'ın Avukat Portal tanıtım sayfası da evrak imzalama ve mahkemeye gönderme işlemi için e-imzanın zorunlu olduğunu açıkça belirtiyor.

Güvenli elektronik imzayı iki şekilde kullanabilirsiniz: kart okuyuculu e-imza ya da GSM operatörünün sunduğu mobil imza. UYAP ikisini de kabul eder. Mobil imza ayrı bir üründür ve operatörden alınır; UYAP mobil imza için ücret almaz, ücretlendirmeyi operatör yapar. İkisinin farkını E-İmza, Mobil İmza ve Mali Mühür Farkı yazısında karşılaştırdık.

UYAP Avukat Portal'da hangi işlem neyle yapılır?

Avukat Portal'a e-Devlet, e-imza ya da mobil imza ile bağlanabilirsiniz. Fark, giriş yaptıktan sonra yapabildiklerinizde ortaya çıkar. Aşağıdaki tablo UYAP, GİB ve PTT'nin resmî açıklamalarına göre hazırlandı.

Avukat Portal'da e-imzayla neler yapılır?

UYAP'ın hizmet tanıtımına göre avukatlar Avukat Portal üzerinden şu işleri adliyeye gitmeden yapabiliyor:

• Hukuk ve idari dava açmak, icra ceza mahkemelerine dava açmak
• Trafik ve idari para cezalarına, sulh ceza hâkimliği kararlarına itiraz etmek
• Arabuluculuk dosyalarına başvurmak, ilamlı ve ilamsız icra takibi başlatmak
• Cumhuriyet başsavcılıklarına şikâyet dilekçesi ve farklı evrak türleri göndermek
• Dava dosyalarına her türlü belge göndermek, dosyalardan suret almak
• Safahat ve duruşma bilgilerine ulaşmak, e-Duruşmaya katılmak
• Dava harç ve masraflarını ödemek, Barokart ve portal bakiyelerini görmek
• Yargıtay ve Danıştay'da vekili olduğu dosyalara ulaşmak; adres, iletişim ve IBAN bilgilerini güncellemek

Bu listedeki dava açma, takip başlatma ve evrak gönderme işlemleri imzalı işlemlerdir; e-Devlet girişi bunlar için yetmez. Yalnız takip ve inceleme yapacağınız günlerde e-Devlet ile girmeniz mümkündür, ama dilekçe hazırladığınız gün e-imzanız yanınızda olmalıdır.

UYAP için e-imza kurulumu adım adım

İlk koşul, UYAP'a tanıtılmış olmanızdır. UYAP bunun için bağlı bulunduğunuz baroya ya da adli yargı komisyonuna Avukat Tanıtım Formu ile başvurmanızı istiyor. Tanıtım tamamsa şu sırayı izleyin:

1. E-imzanızı aktive edin ve PIN belirleyin. Arkİmza'da aktivasyon, e-imza bilgisayara takılıyken masaüstü uygulamasından iki yoldan yapılır: e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmeti ya da mobil uygulama (çipli kimliğin NFC ile okutulması, yüz doğrulama ve müşteri temsilcisiyle kısa bir görüşme). Adımlar ve videolar Kurulum sayfamızda.
2. Kart sürücüsünü ve imza uygulamasını kurun. UYAP, e-imzanın çalışması için önce kart sürücü yazılımının kurulmasını ister. Windows, Mac, Ubuntu ve Pardus için ArkSigner kurulum dosyaları Kurulum sayfamızda yer alıyor.
3. UYAP E-İmza Uygulamasını kurun. Avukat Portal giriş ekranındaki "Nasıl Kullanırım?" bölümünden indirilir; Microsoft Edge, Google Chrome ya da Mozilla Firefox ile çalışır.
4. UYAP Editör'ü kurun. Portaldaki .udf uzantılı evrakı görüntülemek için UYAP Editör gerekir; Editör'de e-imza ile imzalama yapabilmek için de programın son sürümü kurulu olmalıdır. UYAP; Windows, Mac (Intel ve Apple Silicon) ve Pardus/Debian için ayrı sürümler yayımlıyor.
5. Giriş yapın. E-imzanızı USB girişine takın, Avukat Portal'da e-imza girişini seçin; cihazı ve sertifikayı seçip PIN'inizi girin.

e-Tebligat: baro levhasına yazılı avukatlar için zorunlu

Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi, baro levhasına yazılı avukatlara tebligatın elektronik yolla yapılmasını zorunlu tutar. Elektronik tebligat, PTT'nin işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yürür ve muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Süreler bu tarihten işlemeye başladığı için hesabınızı düzenli kontrol etmeniz gerekir.

PTT'nin açıklamasına göre avukatların e-Tebligat adresleri Türkiye Barolar Birliği'nden gelen bilgilerle oluşturulur. Gerçek kişi hesap sahipleri hesabı e-imza ya da mobil imza ile giriş yaparak veya bir PTT merkezine başvurarak kullanıma açabilir. Hesap açıldıktan sonra tebligatları okumak için e-imza şart değildir: UETS'ye e-Devlet, e-imza, mobil imza ya da T.C. kimlik numarası ve UETS şifresiyle (tek kullanımlık şifreyle birlikte) girilebilir.

e-SMM ve büro işleri

Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları serbest meslek makbuzlarını e-SMM olarak düzenlemek zorundadır; GİB bu kapsamı açıklarken avukatları da açıkça sayar. 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre gerçek kişiler e-Belgelerini nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile imzalar ya da mali mühürle onaylar. Özel entegratör kullanıyorsanız belgeler, GİB'in izin verdiği usulle entegratörün mali mührüyle de onaylanabilir.

Büroda birden fazla avukat çalışıyorsa her avukatın kendi adına e-imzası olmalıdır; e-imza kişiye özeldir ve UYAP da başkasına ait e-imza kullanımını yasaklar. Kendi e-imzanızı büro ve ev bilgisayarı gibi farklı makinelerde kullanabilirsiniz; bunun için her makinede imza uygulamasının, UYAP E-İmza Uygulamasının ve UYAP Editör'ün kurulu olması gerekir. Birden çok bilgisayara kurulum için ArkSigner'ın kurumsal (MSI) sürümü de Kurulum sayfamızda yer alıyor.

Müvekkiliniz tacirse şu kural da işinize yarar: Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesine göre tacirler arasındaki temerrüde düşürme, fesih ve sözleşmeden dönme ihbar ve ihtarları noter, taahhütlü mektup ve telgrafın yanında güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) ile de yapılabilir.

Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecekler

• Başkasının e-imzasıyla işlem yapmak. Avukat Portal kullanım sözleşmesinde avukat, sisteme erişimde başkasına ait e-imza kullanmayacağını kabul eder. 5070 sayılı Kanun da güvenli e-imzayı yalnız imza sahibinin tasarrufundaki araçla oluşturulan imza olarak tanımlar. Büro çalışanınız sizin kartınız ve PIN'inizle işlem yapmamalıdır.
• Süreli işi son dakikaya bırakmak. UYAP'a göre 23:30–00:15 arasında dava açma gibi ödeme gerektiren işlemler, 16:00–16:45 arasında da icra takibi (e-takip) yapılamıyor.
• e-Devlet girişiyle evrak göndermeye çalışmak. e-Devlet girişi dosya incelemek için yeterlidir; imzalı evrak göndermek için e-imza ya da mobil imza ile girmeniz gerekir.
• Eski UYAP Editör sürümü. UYAP, Editör'de imzalama yapılamıyorsa önce programın son sürümünün kurulu olmasını istiyor. Mac'te işletim sisteminize uygun güncel sürümü kurduğunuzda ayrıca Java gerekmiyor; Big Sur ve öncesi için yayımlanan Intel sürümü ise uyumlu Java ister.
• PIN'i art arda yanlış girmek. PIN kilitlenirse UYAP, e-imzayı aldığınız firmaya başvurmanızı söylüyor. Arkİmza'da izlenecek yolu E-İmza Şifresi (PIN) Bloke Oldu yazısında anlattık.
• Desteği yanlış yerde aramak. Kart görünmüyor, PIN ya da sertifika hatası alıyorsanız önce e-imzanızı aldığınız yere başvurun; UYAP da PIN kilidinde bu yolu gösteriyor. Portal ekranları, Editör ya da dosya işlemleriyle ilgili sorunlar için UYAP Yardım Masası 444 8927 (444 UYAP) numarasından hizmet veriyor.

E-imzayı nasıl alırsınız?

Siparişi evrak göndermeden online verirsiniz; e-imzanız kart okuyucusuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. Elinize ulaştığında aktivasyonu e-Devlet ya da mobil uygulama ile yapar, PIN belirleyerek kullanmaya başlarsınız. Sertifikayı BTK'nın yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları listesinde yer alan ArkSigner (Arkİmza) üretir; biz yetkili bayi olarak satış, kargo ve kurulum desteği veririz. Süreci baştan sona E-İmza Nasıl Alınır? rehberinde bulabilirsiniz.