Çalışma İzni Almak İçin E-İmza

Çalışma izni başvurusunda e-imza zorunlu mu?

Evet. Bakanlığın çalışma izni sitesine göre başvurudaki tüm işlemler e-Devlet üzerinden elektronik imzayla yürütülür; başvuru formu, dilekçe ya da evrak Genel Müdürlüğe kâğıt olarak gönderilmez. Sistemde işyeri kaydını oluşturacak SGK e-Bildirge kullanıcısının kendi adına bir e-imzası olması gerekir.

Burada sık karıştırılan bir nokta var: e-İzin'e "e-Devlet ile Giriş" düğmesiyle, örneğin e-Devlet şifrenizle girersiniz. Bu giriş sisteme girmenizi sağlar ama başvuruyu tamamlamaz. Başvurunun son adımında dilekçe e-imzayla imzalanır; imza atılmadıkça başvuru taslak olarak kalır.

E-imza kimin adına alınmalı?

Bakanlığın e-İzin kılavuzuna göre işveren adına yönetim panelini SGK tescil numaralı işyerinde yalnız e-Bildirge yetkilisi, ev hizmetlerinde ise işverenin kendisi kullanabilir. Bu yüzden e-imzanın kimde olacağı başvuru türüne göre değişir:

İşveren tarafında e-imzanın kullanıldığı diğer işler için İnsan Kaynakları İçin E-İmza yazımıza da bakabilirsiniz.

e-İzin'de çalışma izni başvurusu adım adım

1. İş sözleşmesini imzalayın. Sözleşme yabancı ile işveren arasında düzenlenir ve iki tarafça imzalanır. Yabancı yurt dışındaysa sözleşme, çalışma vizesi istenirken dış temsilciliğe sunulmuş olmalıdır.
2. e-İzin'e girin. calismaizni.gov.tr adresinde sağ üstteki "Başvuru Yap" düğmesiyle sisteme geçin ve "e-Devlet ile Giriş"i seçin. İlk girişte profilinizdeki e-posta adresinizi ve cep telefonunuzu doğrulayın.
3. İşyeri kaydını oluşturun. "SGK Tescil Numaralı İşveren" ya da "Ev Hizmetleri" sekmesinden kaydı yapın; Bakanlığın adım adım rehberine göre e-Bildirge kullanıcısı işyeri kaydını e-imzasıyla oluşturur. İşyerinin güncel Ticaret Sicil Gazetesi, bilançosu ve faaliyet belgesi PDF olarak, en fazla 2 MB boyutunda yüklenir.
4. Başvuru türünü seçin. "Başvuru Yap" menüsünde yabancı Türkiye'deyse "Yurt içinde" seçilir; bunun için en az 6 ay geçerli ikamet, yabancı kimlik numarası ve doğum tarihi gerekir. Yabancı yurt dışındaysa "Yurt dışında" seçilir ve dış temsilcilikten alınan 16 haneli referans numarası girilir; bu numara 30 gün geçerlidir.
5. Bilgi ve belgeleri girin. Kişisel bilgiler, biyometrik fotoğraf, pasaport, eğitim ve görev bilgileri doldurulur; iş sözleşmesi, diploma ve pasaportun kimlik sayfası PDF olarak yüklenir. "Kaydet ve İlerle" düğmesi başvuruyu yalnız taslak olarak kaydeder.
6. Dilekçeyi e-imzayla imzalayın. "Sonuç" sayfasında oluşturulan başvuru dilekçesini kontrol edin ve "Başvuru Dilekçesini inceledim, okudum, onaylıyorum" düğmesine basın. Çıkan uyarıdaki "Bağlantıyı Aç" ile açılan Java dosyasına izin verin ve e-imzanızın PIN'iyle imzalayın.
7. Başvuruyu takip edin. Süreç "Başvuru Takip İşlemleri" menüsünden izlenir. Eksik evrak ya da güncelleme istenirse 30 gün içinde tamamlanır. Başvuru olumlu değerlendirilirse harç ve değerli kâğıt bedeli kayıtlı e-posta adresine bildirilir; bu tutarlar Dijital Vergi Dairesi ya da anlaşmalı bankalar üzerinden ayrı ayrı ödenir ve en geç 30 gün içinde ödenmezse başvuru olumsuz sonuçlanır. Çalışma izni belgesi kargoyla işyeri adresine gönderilir.

"Çalışma Bakanlığı e-imza uygulaması" nedir?

Aramalarda sık geçen "ÇSGB e-imza uygulaması", bir mağazadan ayrıca indirilen bir program değildir. Bakanlığın kılavuzuna göre başvurunun son adımında ekranda bir uyarı çıkar; "Bağlantıyı Aç" düğmesine bastığınızda bir Java dosyası açılır ve dilekçe bu dosya üzerinden e-imzayla imzalanır. Bakanlık bunun için bilgisayarınızda Java'nın ve imza için gerekli programların yüklü ve güncel olmasını istiyor.

Arkİmza e-imza kullanıyorsanız imza için gereken program, e-imzanızın çalışmasını sağlayan ArkSigner uygulamasıdır. İşletim sisteminize uygun kurulum dosyaları ve aktivasyon videoları kurulum sayfamızda yer alıyor.

Uzatma başvurusunda e-imza gerekir mi?

Evet. Bakanlığın rehberine göre uzatma başvuruları yurt içi başvurularla aynı süreçle yapılır: e-İzin'de "İzni devam eden bir çalışan için uzatma/yenileme başvurusu yapıyorum" seçilir ve başvuru yine e-imzayla tamamlanır.

Zamanlama önemlidir. Uzatma başvurusu, mevcut iznin bitimine 60 gün kala yapılabilir ve süre dolmadan yapılmalıdır; süre bittikten sonra yapılan başvurular ilk başvuru gibi değerlendirilir. Kılavuza göre uzatmada ilk seferde 2 yıla, sonraki uzatmalarda 3 yıla kadar izin düzenlenebilir.

Başvuruyu imzalayacağınız gün e-imzanızın da geçerli olması gerekir. Her yıl başvuru yapan işyerlerinde sertifikanın bitiş tarihini izin takvimiyle birlikte izlemek, son güne kalan sürprizleri önler.

Başvurudan sonra e-imza nerede gerekir?

E-imza yalnız ilk başvuruda kullanılmaz. Bakanlığın kılavuzuna göre başvuru reddedilirse, geçerli bir gerekçeniz ve bunu gösteren belgeleriniz varsa 30 günlük yasal süre içinde "Redde İtiraz Et" düğmesiyle itiraz edebilirsiniz; gerekçe belgesini yükledikten sonra itiraz da e-imzayla tamamlanır. İtiraz etmek istemiyorsanız ya da yabancı için başka bir işyerinden başvuru yapılacaksa "Redde İtirazdan Feragat Et" seçilir ve feragat da "e-İmzaya Devam Et" adımıyla imzalanır.

İzin onaylandıktan sonra "İzin Sonrası İşlemler" menüsünden kart kargo takibi, işe başlama bildirimi, kayıp kart talebi ve izin sonlandırma talebi yapılır. Kılavuz iki noktayı ayrıca hatırlatıyor: SGK'ya yapılan işe giriş bildirimleri ve izin bitiş tarihindeki işten çıkış bildirimleri için Bakanlığa ayrıca bildirim gerekmez; iznin sona ermesini ya da iptalini gerektiren durumlar ise 15 gün içinde Bakanlığa bildirilmelidir. Bakanlığın rehberine göre yabancının da izin başlangıcından itibaren bir ay içinde çalışmaya başlaması gerekir.

Yabancılar e-imza alabilir mi?

İşverene bağlı çalışacak bir yabancının bu başvuru için e-imza almasına gerek yoktur; başvuruyu işveren tarafı yapar. Bağımsız çalışacak yabancı ise başvuruyu kendisi yaptığı için kendi adına bir e-imzaya ihtiyaç duyar.

Yabancı kimlik numarası olan kişilerde e-imza başvurusunda istenen belgeler ve çevrim içi kimlik doğrulama adımları T.C. vatandaşlarından farklı olabilir. Yabancı uyruklu biri için sipariş vermeden önce bize yazın; aktivasyonun elinizdeki kimlik belgesiyle nasıl yapılacağını birlikte kontrol edelim.

Sık yapılan hatalar

• e-Devlet girişini onay sanmak: e-Devlet şifresiyle sisteme girmek başvuruyu tamamlamaz; dilekçenin e-imzayla imzalanması gerekir.
• Başvuruyu taslakta bırakmak: "Kaydet ve İlerle" yalnız taslak kaydeder. Tamamlanmamış başvurular "Başvuru Yap" ekranındaki "Tamamlanmamış başvurularınızı görüntülemek için tıklayınız." bağlantısından sürdürülür; bir aydan uzun taslakta kalan başvurular silinir.
• Yanlış kişi adına e-imza almak: İşverene bağlı çalışacak yabancı adına alınan e-imza bu başvuruda işinizi görmez; işyerinde e-imza e-Bildirge kullanıcısında ya da yetkilendirilen kişide olmalıdır.
• Programları kurmadan imzalamaya çalışmak: Java ve imza programı eksikse "Bağlantıyı Aç" adımında imza atılamaz.
• PIN'i tahminle denemek: PIN'i üst üste yanlış girmek e-imzayı kilitler. Böyle bir durumda PIN blokesini kaldırma adımlarını izleyin.
• Süreleri kaçırmak: Eksik evrak, güncelleme ve harç ödemesi için 30 günlük süreler vardır; harç süresinde ödenmezse başvuru reddedilir.

E-imzayı nasıl alırsınız?

Bizden aldığınız e-imza, BTK yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ArkSigner (Arkİmza) tarafından üretilen nitelikli elektronik sertifikadır. Siparişi evrak göndermeden online verirsiniz; e-imzanız kart okuyucuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. Aktivasyonu e-imza bilgisayara takılıyken Arkİmza masaüstü uygulamasından başlatırsınız: ya Arkİmza mobil uygulamasıyla (kimlik fotoğrafı, NFC ile çipli kimlik okutma, yüz doğrulama ve müşteri temsilcisiyle kısa görüşme) ya da e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" adımıyla. Sonunda PIN'inizi belirlersiniz. Adım adım anlatım için E-İmza Nasıl Alınır? rehberimize bakın.