Mühendisler ve Mimarlar İçin E-İmza

Proje, ihale ve yapı denetim işlerinde "e-imza lazım" uyarısı farklı sistemlerde farklı anlamlara gelir. Aşağıda her sistemde e-imzanın yerini, kurumların kendi duyuru ve mevzuatına dayanarak ayırıyoruz. E-imzanın genel tanımı ve ıslak imzayla ilişkisi için E-İmza Nedir? rehberine bakabilirsiniz.

Mühendis ve mimar e-imzayı nerede kullanır?

EKAP'ta e-imza: 2025'ten bu yana ne değişti?

Kamu İhale Kurumunun duyurusuna göre 18 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği 1 Ağustos 2025'te yürürlüğe girdi. Yönetmelikle istekliler şu işlemleri EKAP üzerinden e-imzayla yapıyor:

• Aşırı düşük teklif açıklamalarını göndermek,
• Sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgeleri göndermek,
• Sözleşmeyi imzalamak.

EKAP'a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler, EKAP'taki işlemleri yürütmek üzere e-imza kullanarak yetkilendirme de yapabiliyor. İdare tarafında da ihale onay belgesi, ihale komisyonu kararı ve sözleşme EKAP'ta hazırlanıp e-imzayla imzalanıyor.

Firma adına işlem yapacak her kişinin kendi e-imzası olmalıdır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu imza sahibini, elektronik imza oluşturmak için imza aracını kullanan gerçek kişi olarak tanımlar; yani e-imza şirket unvanına değil, sizin kimliğinize bağlıdır. Mühendislik ya da mimarlık büronuzda ihale dosyasını kim hazırlıyor, sözleşmeyi kim imzalıyorsa e-imzanın da o kişide olması gerekir.

e-PYS: dijital proje teslimi neler getiriyor?

5 Ağustos 2026 tarihli Resmî Gazete'de iki yönetmelik yayımlandı: Mimarlık ve Mühendislik Projelerinin Dijital Olarak Hazırlanması Hakkında Yönetmelik ve Mimarlık ve Mühendislik Projelerinin Elektronik Ortamda Teslimi ve Yönetilmesi Hakkında Yönetmelik. İkincisi, 3194 sayılı İmar Kanunu kapsamındaki proje ve hesapların teslim, inceleme, onay ve saklama işlemlerinin Elektronik Proje Yönetim Sistemi (e-PYS) üzerinden yürütülmesini düzenliyor ve 1 Eylül 2028'de yürürlüğe girecek.

Yönetmeliğin e-imzayı ilgilendiren hükümleri şöyle:

• Proje dosyalarını e-PYS'ye, yapının etüt ve projelerini hazırlayan proje müellifi kaydeder; yüklenen bilgilerin doğruluğundan kaydı yapan müellif sorumludur.
• e-PYS işlemlerinde kullanıcı adı ve şifre, güvenli elektronik imza ya da Bakanlığın belirleyeceği başka bir kimlik doğrulama yöntemi kullanılır.
• Güvenli elektronik imza kullanılmadan PDF/A ya da IFC formatında teslim edilen projeler ayrıca basılı olarak teslim edilir.
• Güvenli elektronik imza kullanıldığında projelerin PDF/A ya da IFC, diğer belgelerin PDF/A formatında teslimi yeterlidir.
• Kâğıda yazdırılıp taranarak oluşturulan PDF belgeleri kullanılamaz.

Yönetmelik, uygulama imar planı bulunan alanlarda yeni yapılacak binaları kapsar. Bodrum katı dışında en çok iki katlı ve toplam yapı inşaat alanı 200 metrekareyi geçmeyen müstakil yapılar, entegre tesis niteliğinde olmayan tarım ve hayvancılık yapıları ve İmar Kanununda sayılan bazı istisnalar kapsam dışındadır. Hangi bina türlerinin hangi kriter ve tarihlerle e-PYS'ye geçeceğini belirleme yetkisi Bakanlıktadır.

Proje müellifleri için yönetmelikte dikkat çeken diğer noktalar:

• Yapı ruhsatı eki proje ve hesapları hazırlayan ve inceleyenler e-PYS'ye kayıt olmak zorundadır; kullanıcı adı ve şifrenin korunması ve yetkisiz kişilere kullandırılmaması kullanıcının sorumluluğundadır.
• e-PYS'ye yüklenecek dosyalar, Mimarlık ve Mühendislik Projelerinin Dijital Olarak Hazırlanması Hakkında Yönetmeliğe uygun olmalıdır.
• Dijital olarak teslim edilen projeler, kâğıda basılı olarak verilenlerle aynı olmalıdır.
• e-PYS'deki kabul, ret ve revizyon bildirimleri ile kayıtlar aksi ispat edilinceye kadar geçerli sayılır; bildirim ve tebligatlar beyan ettiğiniz e-posta adresine ya da iletişim numarasına yapılabilir.

Yönetmelik kapsamındaki işlemler için e-PYS dışında elektronik ortam kullanılamayacak; belediyelerin ve diğer idarelerin kendi yazılım platformlarında yapılan işlemlerin de e-PYS'ye aktarılması ve orada kayıt altına alınması zorunlu olacak. İdareler e-PYS'yi Bakanlıkla yapacakları bir protokolle kullanacak ve kendi kullanıcılarını platform sorumluları aracılığıyla yetkilendirecek.

YDS ve yapı denetim işlerinde e-imza

Ulusal Yapı Denetim Sistemi'nde (YDS) proje müellifliği, şantiye şefliği gibi hesaplar için başvuru yds.csb.gov.tr adresinde e-Devlet şifresiyle yapılır. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği il müdürlüklerinin duyurularına göre onay bekleyen hesaplarda sistemden alınan kullanım sözleşmesi ıslak imzayla imzalanır; fotokopi kabul edilmez. Sözleşmeyle birlikte dilekçe, kimlik fotokopisi, onaylı diploma örneği (ya da e-Devlet'ten alınan mezun belgesi) ve meslek odası kayıt belgesi istenir; proje müellifi hesabında oda kayıt belgesinin son üç ay içinde alınmış olması aranır.

Hesap açıldıktan sonra sistem içindeki hangi işlemlerin e-imza istediği rolünüze ve çalıştığınız kuruluşun düzenine göre değişebilir. YDS'de görev alıyorsanız bunu bağlı olduğunuz yapı denetim kuruluşu ya da il müdürlüğüyle teyit edin.

E-imza ile mesleki imza yetkisi aynı şey mi?

Hayır. "İnşaat mühendisi imza yetkisi nasıl alınır" ya da "statik proje imza yetkisi" gibi sorular, proje müellifi olarak hangi projeleri imzalayabileceğinizle ilgilidir. Bu yetki diplomanızdan, meslek odası kaydınızdan ve ilgili mevzuattan gelir; YDS'de proje müellifi hesabı için diploma ve oda kayıt belgesinin istenmesi de bu yüzdendir.

E-imza ise 5070 sayılı Kanuna göre kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir ve güvenli elektronik imza elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Kısacası e-imza, yetkiniz olan bir belgeyi elektronik ortamda imzalamanızı sağlar; size yeni bir imza yetkisi vermez, var olan yetkinizi de kaldırmaz.

Büronuzda e-imza kimde olmalı?

Küçük bir mühendislik ya da mimarlık bürosunda bile e-imza ihtiyacı kişiden kişiye değişir. Pratik bir ayrım şöyle yapılabilir:

• Proje müellifi: e-PYS'ye projeyi kaydeden ve doğruluğundan sorumlu olan kişidir; kendi e-imzası yoksa projeyi ayrıca basılı olarak da teslim etmesi gerekecek.
• EKAP'ta işlem yapan çalışan: Firma adına belge gönderen kişi EKAP'ta yetkilendirilir ve işlemleri kendi e-imzasıyla yapar.
• Sözleşmeyi imzalayan yetkili: Kamu ihalesi sözleşmeleri EKAP'ta e-imzayla imzalandığı için firmayı temsil eden kişinin de e-imzası olmalıdır.

Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecekler

• Büroda tek e-imzayı paylaşmak: E-imza kişiye özeldir. Her proje müellifi ve EKAP'ta işlem yapan her çalışan kendi e-imzasını kullanmalıdır; PIN'i bilen herkes imza sahibinin adına imza atmış olur.
• Sertifika süresini takvimle karşılaştırmamak: Nitelikli elektronik sertifikanın başlangıç ve bitiş tarihi vardır. İhale ya da proje teslim tarihinizden önce sertifikanızın bitiş tarihini kontrol edin.
• Taranmış PDF hazırlamak: e-PYS'de kâğıda basılıp taranan PDF kullanılamayacak; çizim ve hesapları doğrudan dijital olarak üretin.
• İmzalama aracını son güne bırakmak: Sistemler imzalama için kendi araçlarını kullanabilir. E-imzanızın sürücüsünü önceden kurun ve bir deneme imzası atın; sorun yaşarsanız E-İmza Kurulum Hataları yazımıza bakın.
• PIN'i tahminle denemek: Üst üste hatalı girişte e-imza kilitlenir; böyle bir durumda PIN blokesini kaldırma adımlarını izleyin.

E-imzayı nasıl alırsınız?

Bizden aldığınız e-imza, BTK yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ArkSigner (Arkİmza) tarafından üretilen nitelikli elektronik sertifikadır. Siparişi evrak göndermeden online verirsiniz; e-imzanız kart okuyucuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. Kargo gelince kurulum sayfamızdan bilgisayarınıza uygun dosyayı indirir, aktivasyonu Arkİmza mobil uygulamasıyla (NFC ile çipli kimlik okutma ve yüz doğrulama) ya da e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" adımıyla yapar ve PIN'inizi belirlersiniz.