Mali Müşavir ve Muhasebeciler İçin E-İmza
Kısaca: Mali müşavirler e-imzayı en çok, mükelleften Dijital Vergi Dairesi üzerinden aldıkları muvafakatnameyle e-Defter ve berat dosyalarını kendi e-imzalarıyla imzalarken, kendi e-SMM'lerinde ve GİB e-Belge başvurularında kullanır. Mükellefin e-imzası ve PIN'i muhasebeciye verilmez; e-Beyanname ise kullanıcı kodu, parola ve şifreyle gönderilir.
Bu yazı serbest muhasebeci mali müşavirler, yeminli mali müşavirler ve büroda e-dönüşüm işlerini yürüten muhasebeciler için hazırlandı. E-imzanın genel tanımına girmiyoruz; mali müşavirin günlük işlerinde e-imzanın nerede şart olduğuna, nerede gerekmediğine ve mükellef adına imzanın doğru yoluna bakıyoruz. Her bilgiyi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ve mevzuat kaynaklarına dayandırdık.
Mali müşavir e-imzayı hangi işlerde kullanır?
| İş | E-imzanın rolü | Dayanak |
|---|---|---|
| e-Defter ve berat dosyalarını imzalama | Mükellefin e-imzası ya da mali mührü; muvafakatname varsa mali müşavirin kendi e-imzası ya da mali mührü | GİB e-Defter duyurusu, 22.05.2024 |
| e-Defter uygulamasına başvuru | Gerçek kişi: e-imza ya da mali mühür; tüzel kişi: mali mühür | GİB e-Defter SSS |
| e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-SMM (GİB Portal) | Gerçek kişi: e-imza ile imza ya da mali mühürle onay; tüzel kişi: mali mühür | 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği |
| Kendi serbest meslek makbuzunuz | e-SMM zorunlu; e-imza ya da mali mühür | GİB e-SMM duyurusu |
| e-Beyanname gönderimi | Kullanıcı kodu, parola ve şifre; e-imza ön şart değil | GİB e-Beyanname SSS |
| Tacir müşterilerin temerrüt ve fesih ihtarı | KEP ile gönderimde güvenli e-imza | TTK md. 18/3 |
E-imza muhasebeye verilir mi?
Kısa cevap: Hayır, verilmemeli. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu güvenli elektronik imzayı, münhasıran imza sahibine bağlı ve sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan araçla oluşturulan imza olarak tanımlar; imza sahibi de kanuna göre gerçek kişidir. Kartı ve PIN'i başkasına verdiğinizde o kişinin attığı imzalar sistemde sizin imzanız olarak görünür.
GİB de 5 Şubat 2020 tarihli duyurusunda, her mükellefe özgü elektronik imza araçları ile kullanıcı kodu ve şifrelerinin kullanımı, korunması ve yetkisiz kişilerle paylaşılmaması sorumluluğunun mükellefe ait olduğunu hatırlatıyor. Yani mükellefinizden kartını ve PIN'ini istemek, iki taraf için de risk demektir.
Doğru yol yetkilendirmedir. e-Defter için mükellef size Dijital Vergi Dairesi'nden muvafakatname verir, siz de kendi e-imzanızla imzalarsınız. Mükellefin kendi imzasını gerektiren işlerde ise kart ve PIN mükellefte kalmalı, imzayı mükellef kendisi atmalıdır.
e-Defter beratını kendi e-imzanızla imzalamak: muvafakatname
GİB'in 22 Mayıs 2024 tarihli duyurusuna göre e-Defter ve berat dosyaları, 3568 sayılı Kanun çerçevesinde defter tutma yetkisi verilen meslek mensuplarının mali mührü ya da nitelikli elektronik sertifikasıyla imzalanabiliyor ve onlar tarafından GİB sistemine yüklenebiliyor. Bu imkân için Dijital Vergi Dairesi'nde "e-Defter Muvafakatname İşlemleri" bölümü açıldı.
- Muvafakatname: Mükellef, Dijital Vergi Dairesi'ndeki "e-Defter Muvafakatname İşlemleri" bölümünden size muvafakatname verir.
- İmzalama: Defter ve berat dosyalarını kendi e-imzanızla ya da mali mührünüzle imzalarsınız.
- Yükleme: GİB'in duyurusuna göre 22.5.2024'ten itibaren e-Defter ve berat dosyaları GİB sistemine eşanlı olarak yüklenir.
- Süre takibi: Yükleme süreleri GİB duyuru ve sirkülerleriyle belirlenir ve zaman zaman uzatılır; güncel tarihleri edefter.gov.tr duyurularından takip edin.
GİB bu imkânı e-Defter ve berat dosyalarının imzalanması, onaylanması ve yüklenmesi için tanımladı. Mükellefin e-Fatura ya da e-Arşiv başvurusu gibi diğer işlemleri için aynı yetkinin geçerli olduğu sonucunu bu duyurudan çıkarmayın; o işlerde GİB'in kendi kurallarına bakın.
E-imza mı, mali mühür mü?
509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, e-Belgelerde "elektronik sertifika ile imzalama"yı şöyle tanımlar: tüzel kişiler mali mühürle onaylar; gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile imzalar ya da mali mühürle onaylar. Aynı tebliğe göre e-Belge uygulamalarını özel entegratörle kullananlarda belgeler, GİB'in izin verdiği usulle entegratörün mali mührüyle de onaylanabilir.
| Kim? | e-Belge ve e-Defter onayı | Not |
|---|---|---|
| Şahıs işletmesi (gerçek kişi) | e-imza ya da mali mühür | İkisinden biri yeterli |
| Limited, anonim şirket (tüzel kişi) | Mali mühür | e-Defterde muvafakatnameyle mali müşavirin imzası, e-Belgede özel entegratörün mali mührü de mümkün |
| Mali müşavirin kendisi | e-imza ya da mali mühür | Kendi e-SMM'niz ve muvafakatnameyle e-Defter imzası için |
Mali mühür başvurusu için GİB'in e-Arşiv başvuru kılavuzu TÜBİTAK Kamu SM'nin başvuru adresini gösterir; biz mali mühür değil, nitelikli e-imza satıyoruz. Şahıs işletmesi olan mükelleflerinizin e-Belge sürecini Şahıs Şirketi İçin E-İmza yazısında, üç aracın karşılaştırmasını da E-İmza, Mobil İmza ve Mali Mühür Farkı yazısında bulabilirsiniz.
e-Beyanname için e-imza gerekli mi?
GİB'in e-Beyanname sıkça sorulan sorularına göre beyannameler, vergi dairesinden alınan kullanıcı kodu, parola ve şifreyle girilen e-Beyanname sistemi üzerinden gönderilir; SSS'de e-imza bir ön şart olarak geçmez. Bu yüzden "e-imza olmadan beyanname gönderilemez" ifadesi doğru değildir.
Aynı SSS, 3568 sayılı Kanun uyarınca yetki almış ve bağımsız çalışan meslek mensuplarının beyanname gönderebilenler arasında olduğunu da belirtir. Kullanıcı kodu ya da şifre unutulursa bağlı olunan vergi dairesine başvurulur. Gönderim ekranları değişebildiği için güncel adımları GİB duyurularından takip edin. E-imza ise beyannameden çok e-Defter, e-Belge ve kamu portallarındaki imzalı işlemlerde işinize yarar.
Kendi e-SMM'niz
Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları serbest meslek makbuzlarını e-SMM olarak düzenlemek zorundadır; GİB'in duyurusu bu kapsamda serbest muhasebeci mali müşavir ve yeminli mali müşavirleri de açıkça sayar. 509 Sıra No'lu Tebliğe göre 1/2/2020 tarihinden itibaren işe başlayanlar, işe başladıkları ayı izleyen üçüncü ayın sonuna kadar e-SMM uygulamasına dahil olmak zorundadır. GİB portal yönteminde e-SMM'yi e-imzanızla imzalar ya da mali mührünüzle onaylarsınız.
GİB ekranlarında e-imzayı çalıştırmak
e-Belge ve e-Defter ekranlarında imza atabilmek için üç parçanın birlikte çalışması gerekir: aktive edilmiş ve PIN'i belirlenmiş e-imza, bilgisayarda kurulu kart sürücüsü ile imza uygulaması ve GİB'in imzalama aracı. GİB, Şubat 2023'te e-Belge başvurularını imzalamak ve imzalı giriş yapmak için Java gerektirmeyen yeni bir imzalama aracı yayımladı; bu araç Windows'ta çalışır ve ebelge.gib.gov.tr adresinden indirilir.
e-Defter başvurusu da elektronik imzayla yapılır: GİB'in e-Defter SSS'sine göre tüzel kişiler kendi mali mühürleriyle, gerçek kişiler ise mali mühür ya da e-imzalarıyla internet üzerinden başvurur; posta yoluyla başvuru kabul edilmez. e-Fatura için alınmış mali mühür e-Defter başvurusunda da kullanılabilir.
Tacir müşterileriniz için KEP ve e-imza
Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesine göre tacirler arasında karşı tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) ile yapılır. Müşterileriniz ihtar yolunu sorduğunda, KEP seçeneğinin ancak güvenli e-imzayla birlikte kanundaki şekli sağladığını hatırlatmanız yararlı olur; KEP hesabı tek başına yetmez.
Büroda birden fazla kişi çalışıyorsa
E-imza kişiye özeldir; büroda imza atacak her meslek mensubunun kendi adına e-imzası olmalıdır. ArkSigner'ın kurumsal (MSI) sürümü, birden fazla bilgisayara ve kullanıcıya kurulum için hazırlanmıştır; indirme bağlantısı Kurulum sayfamızda. Büronuz için birden fazla e-imza gerekiyorsa iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Mükellefin kartını ve PIN'ini istemek. e-Defter için muvafakatname yolunu kullanın; diğer işlerde imzayı mükellef kendisi atsın.
- Sertifika süresini kaçırmak. Sertifikanın süresi dolduğunda o sertifikayla yeni imza atılamaz. Yükleme dönemlerinden önce hem kendi sertifikanızın hem de defterini kendisi imzalayan mükelleflerinizin sertifika süresini kontrol edin.
- Kâğıt makbuza devam etmek. e-SMM zorunluluğu kapsamındaysanız serbest meslek makbuzunu e-SMM olarak düzenlemeniz gerekir.
- "Beyanname e-imzasız gönderilemez" diye mükellefi yanlış yönlendirmek. e-Beyanname kullanıcı kodu, parola ve şifreyle çalışır; e-imzayı gerçekten gerektiği işler için önerin.
- Yanlış sertifika dosyası ya da sürücü. GİB, e-Belge ekranlarına girişte sorun yaşayanlara akıllı kartın (mali mühür, e-imza) temin edildiği kurumun doğru sertifika dosyalarını ve sürücüsünü yüklemesini öneriyor. Arkİmza için kurulum dosyaları Kurulum sayfamızdadır.
E-imzayı nasıl alırsınız?
Siparişi evrak göndermeden online verirsiniz; e-imzanız kart okuyucusuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. Aktivasyonu e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmetiyle ya da Arkİmza mobil uygulamasında çipli kimliğinizi NFC ile okutarak yapar, ardından PIN belirlersiniz. Sertifikayı BTK yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ArkSigner (Arkİmza) üretir; biz yetkili bayi olarak satış, kargo ve kurulum desteği veririz. Ayrıntılı süreç: E-İmza Nasıl Alınır?
e-Defter, e-SMM ve GİB işlemlerinizde kullanacağınız e-imzayı evrak göndermeden online sipariş edin. 1, 2 ve 3 yıllık paketlerde kart okuyucu, ücretsiz kargo ve kurulum desteği var; fiyatlara KDV dahil.
Sıkça Sorulan Sorular
E-imza muhasebeye verilir mi?
Verilmemeli. 5070 sayılı Kanun güvenli e-imzayı sadece imza sahibinin tasarrufundaki araçla oluşturulan imza olarak tanımlar; GİB de e-imza araçlarının yetkisiz kişilerle paylaşılmaması sorumluluğunun mükellefe ait olduğunu duyurmuştur. e-Defter için doğru yol, Dijital Vergi Dairesi'nden mali müşavire muvafakatname vermektir.
Mali müşavir e-defteri kendi e-imzasıyla gönderebilir mi?
Evet. GİB'in 22 Mayıs 2024 tarihli duyurusuna göre mükellef Dijital Vergi Dairesi'nden muvafakatname verdiğinde, 3568 sayılı Kanun kapsamında yetkili meslek mensubu e-Defter ve berat dosyalarını kendi e-imzası ya da mali mührüyle imzalayıp GİB sistemine yükleyebilir.
Şahıs şirketine mali mühür gerekir mi?
Zorunlu değildir. 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre gerçek kişiler e-Belgelerini nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile imzalayabilir ya da mali mühürle onaylayabilir. Limited ve anonim şirket gibi tüzel kişilerde ise mali mühür kullanılır.
E-beyanname için e-imza gerekli mi?
GİB'in e-Beyanname sıkça sorulan sorularına göre beyannameler, vergi dairesinden alınan kullanıcı kodu, parola ve şifreyle girilen e-Beyanname sistemi üzerinden gönderilir. Bu nedenle e-imza beyanname göndermenin ön şartı değildir; e-imza daha çok e-Defter ve e-Belge işlemlerinde gerekir.
Mali müşavirler e-SMM düzenlemek zorunda mı?
Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları e-SMM düzenlemek zorundadır; GİB duyurusunda serbest muhasebeci mali müşavir ve yeminli mali müşavirler de sayılır. GİB portal yönteminde gerçek kişiler e-SMM'yi e-imza ile imzalar ya da mali mühürle onaylar.
