Akademisyenler İçin E-İmza

Akademisyenlerin e-imza sorusu çoğu zaman "almalı mıyım?" değil, "hangisini almalıyım?" sorusudur. Bu yazı üniversitede e-imzanın nasıl işlediğini, TÜBİTAK başvurularında neye dikkat edileceğini ve Kamu SM ile bireysel e-imza arasında nasıl karar vereceğinizi anlatır. E-imzanın tanımı ve hukuki geçerliliği için E-İmza Nedir? rehberimize bakabilirsiniz.

Üniversitelerde e-imza nasıl çalışır?

Kamu üniversiteleri kamu kurumu olduğu için resmî yazışmalarda Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uygulanır. Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar; belgeler elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) üzerinde güvenli elektronik imzayla imzalanır. En önemli hüküm şudur: resmî yazışma sürecinde imza yetkisi bulunan görevlilere güvenli e-imza idarece temin edilir. Yani bölüm başkanı, dekan ya da başka bir imza yetkilisi olarak EBYS'de belge imzalıyorsanız e-imzanızı kurumunuz sağlar.

Yönetmelik, imza yetkisi olmayan personel için de bir kapı bırakır: yalnız kendi özlük işleriyle ilgili yazışmalarda e-imzası bulunmayan personelin talebi, idarenin belirleyeceği usule göre alınır. Bu nedenle yalnız özlük işleriniz için EBYS'de e-imza satın almanız gerekmeyebilir; kurumunuzun bu konudaki usulünü sorun.

Kamu SM'nin personel başvuru sayfası da bu yapıyı yansıtır. Üniversite çalışanları için iki yol vardır: sertifika bedeli kurum tarafından karşılanacaksa kurum üzerinden, kişi tarafından karşılanacaksa Kamu SM Online İşlemler üzerinden başvurulur. Başvuruda hata alırsanız kurumunuzun e-imza sorumlusuna başvurmanız önerilir.

EBYS'de e-imzalı belge nasıl tanınır?

Yönetmeliğe göre kamu kurumlarının resmî yazışmaları e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun hazırlanan ve güvenli e-imzayla imzalanan belgelerle yapılır; bu belgelerin çıktısı alınıp ayrıca ıslak imza atılmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. E-imzalı belgenin alt kısmında "Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." ibaresi, bir belge doğrulama kodu ve karekod bulunur. Doğrulama, bu kod ve karekodla e-Devlet üzerinden yapılır. Size e-imzalı bir üniversite yazısı ulaştığında gerçekliğini bu yolla kontrol edebilirsiniz.

TÜBİTAK proje başvurularında e-imza

TÜBİTAK'ın ARDEB destek programları için yayımladığı e-imza yardım dokümanına göre Ocak 2019'dan itibaren ARDEB programlarına yapılan proje başvuruları yalnız e-imzayla tamamlanabiliyor; ıslak imzalı basılı kopya ile başvuru kabul edilmiyor ve e-imza süreci tamamlanmamış önerilerin değerlendirmesi başlatılamıyor.

E-imza yalnız proje yürütücüsünden istenmez. Dokümana göre yürütücünün yanında proje ekibindeki araştırmacı ve danışmanların, ekipte olmadığı halde öneri üzerinde hak sahibi olan kişilerin ve ekipte görev alanların çalıştığı kurumların en üst düzey yetkililerinin de nitelikli elektronik imza sertifikası olmalıdır. Hak sahibi olarak adı geçmeyen bursiyerler ve yardımcı personel ile yurt dışı araştırmacı ve danışmanlardan imza istenmez.

Sertifikanın nereden alınacağı konusunda TÜBİTAK açıktır: kamu kurumlarında çalışıyorsanız kurumunuz aracılığıyla Kamu SM'den, bireysel olarak ise BTK onaylı firmalardan temin edebilirsiniz. Başvuruda kişinin kendi adına tanımlı, aktif ve süresi dolmamış e-imza sertifikası kullanılabilir; kurumda başka bir amaçla kullandığınız kendi adınıza aktif sertifikayı da kullanabilirsiniz.

İmza adımı, dokümandaki akışa göre özetle şöyle ilerler:

1. Bilgisayarınıza Java'nın dokümanda istenen sürümünü (Java 8) kurun ve Java güvenlik ayarlarında e-imza.tubitak.gov.tr adresine izin verin.
2. ARDEB Proje Başvuru Sistemi'ne ARBİS kullanıcı adınız ve şifrenizle ya da e-Devlet şifrenizle girin. Doküman, bu girişte e-imza ya da mobil imza ile giriş menülerini kullanmamanızı ister.
3. Başvurularım menüsünde "Elektronik İmza Sürecini Başlat" adımını tamamlayın; kurum yetkilisi bilgilerinin doğru olduğunu kontrol edin.
4. TÜBİTAK Elektronik Dosya İmzalama Servisi'nde "İmzanız Gerekiyor" bölümünden belgeyi seçin, indirilen .jnlp dosyasını açın ve PIN'inizi girerek imzalayın.
5. Sayfayı yenileyip adınızın yeşile döndüğünü kontrol edin. Sıradaki kişilerin imzasını takip etmek yürütücünün sorumluluğundadır.

Kamu SM mi, bireysel e-imza mı?

İki seçenek de aynı türde nitelikli elektronik sertifikadır ve ikisi de sizin adınıza çıkar. Fark, sertifikayı hangi sağlayıcının verdiği, bedeli kimin ödediği ve kimlerin başvurabildiğidir. BTK'ya göre Kamu SM yalnız kamu çalışanlarına sertifika hizmeti sunar.

Bireysel e-imza ne zaman mantıklı?

Bireysel e-imza, kurumunuzun sağladığı e-imzanın kapsamadığı ya da size bağlamadığı durumlarda işe yarar. Üç tipik durum vardır:

• Kurum dışı işler: e-Devlet'e e-imza ile giriş ve e-imza gerektiren hizmetler, KEP üzerinden ileti gönderimi (BTK'ya göre gönderim için e-imza gerekir) ya da kişisel sözleşmeler. Kamu tarafındaki diğer işlemleri E-İmza ile Kamu İşlemleri yazımızda topladık.
• Kurum değişikliği: TÜBİTAK'ın dokümanında, idari görevi sona erenlerin sertifikasının pasife geçtiği bir örnek yer alır. Kendi adınıza aldığınız bireysel e-imza görev değişikliğinden etkilenmez.
• Kamu dışındaki araştırmacılar: Projede yer alan ama kamu çalışanı olmayan ekip üyeleri Kamu SM'den sertifika alamaz; bireysel e-imzayla süreci tamamlar.

Sitemizde satılan e-imzalar BTK'nın yetkili sağlayıcılar listesinde yer alan ArkSigner (Arkİmza) tarafından üretilir. TÜBİTAK başvurusunda kullanacaksanız kartınızın imza ekranında göründüğünü son günden önce deneyin. E-imzayı birkaç yıl kullanacaksanız 3 yıllık pakette yıllık maliyet daha düşüktür.

Bireysel e-imza nasıl alınır ve kurulur?

Sitemizden evrak göndermeden online sipariş verirsiniz; e-imza kart okuyucuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. E-imza bilgisayarınıza takılıyken masaüstü Arkİmza uygulamasından aktivasyonu iki yoldan biriyle yaparsınız: mobil uygulamayla (kimlik kartının ön ve arka yüzü, NFC ile çipli kimlik okutma, yüz doğrulama ve müşteri temsilcisiyle kısa görüşme) ya da e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmetiyle. Son adımda masaüstü uygulamada PIN belirlersiniz.

Windows, Mac, Ubuntu ve Pardus kurulum dosyaları kurulum sayfamızda. Aynı sayfadaki bilgiye göre ArkSigner'ın Windows uygulaması Kamu SM dahil birçok sağlayıcının sertifikasını ek yazılım gerektirmeden destekler. Kurumunuzun EBYS'si ise kendi imzalama bileşenini kullanabilir; bunun için bilgi işlem biriminizin yönlendirmesini izleyin.

Akademisyenlerin sık yaptığı hatalar

• TÜBİTAK sistemine e-imza ile giriş menüsünden girmeye çalışmak: Doküman, giriş için ARBİS kullanıcı adı ve şifresini ya da e-Devlet şifresini ister; e-imza imzalama adımında kullanılır.
• ARBİS kullanıcı adının kimlik numarası olmaması: Doküman, kullanıcı adı 11 haneli kimlik numarası (yabancı uyruklu araştırmacılarda 99 ile başlayan yabancı kimlik numarası) değilse imzalanacak projenin "İmzanız Gerekiyor" klasöründe listelenmeyeceğini belirtir. Bu durumda TÜBİTAK'ın e-imza destek adresine yazmanız gerekir.
• "Oturum açılamadı" hatasını sistem arızası sanmak: TÜBİTAK'a göre bu hata çoğunlukla yanlış PIN girildiğini ya da PIN'in kilitlendiğini gösterir. Diğer kart ve sürücü hataları için E-İmza Kurulum Hataları rehberimize bakın.
• İmzalar toplandıktan sonra başvuruyu değiştirmek: Dokümana göre e-imza süreci başladıktan sonra projeyi güncellemek için süreci iptal etmeniz gerekir ve iptalde o ana kadar atılmış bütün imzalar geçersiz olur. Belgeleri imzaya açmadan önce son kontrolünüzü yapın.
• Mac'te .jnlp dosyasının açılmaması: macOS "kimliği belirsiz bir geliştiriciden geldiği için açılamıyor" uyarısı verirse TÜBİTAK'ın dokümanı, Güvenlik ve Gizlilik ayarlarından dosya için "Yine de Aç" seçeneğinin kullanılmasını tarif eder.
• Kurum yetkilisinin imzasını unutmak: Ekipteki kişilerin çalıştığı kurumların en üst yetkililerinin de e-imzası gerekir; yetkili tanımlı değilse süreç başlamaz.