E-İmza ile Kamu İşlemleri

Bu sayfada kamu kurumlarının sistemlerinde e-imzanın nerede zorunlu, nerede seçenek, nerede gereksiz olduğunu resmî kaynaklara dayanarak topladık. E-imzanın ne olduğunu ve hukuki dayanağını merak ediyorsanız E-İmza Nedir? rehberine bakabilirsiniz.

Kamu işlemlerinde e-imza: kurum kurum tablo

Aşağıdaki tablo, hangi işlemde e-imzanın gerektiğini ve hangisinde şifreyle girişin yettiğini özetler. Her satırın dayanağı yazının devamında ve kaynaklarda.

E-imza ile e-Devlet'e nasıl giriş yapılır?

e-Devlet'in kendi anlatımına göre e-imzayla giriş şu adımlarla yapılır:

1. E-imzanızı bilgisayara takın; sertifikanızın imzalama uygulamasında göründüğünden emin olun.
2. e-Devlet giriş ekranında "Elektronik İmza" seçeneğini tıklayın.
3. Bilgisayarınızda yoksa e-Devlet Kapısı e-İmza Uygulaması'nı indirin ve masaüstündeki kısayoldan açın.
4. Giriş ekranına e-imzanızla eşleşen T.C. kimlik numaranızı yazın.
5. Ekrandaki işlem kodunu uygulamadaki ilgili alana yazın, kart tipini seçin ve devam edin.
6. Giriş yapacağınız sertifikayı seçip PIN'inizi girin. Birkaç saniye içinde tarayıcı sizi giriş yapmış olarak ana sayfaya yönlendirir.

e-Devlet şifresi ile e-imza arasındaki fark

e-Devlet şifresi sizi sisteme tanıtan bir giriş yöntemidir. E-imza ise nitelikli sertifikaya dayanır ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Bu yüzden bir işlem imza gerektiriyorsa şifre yetmez.

UYAP bu farkı en açık gösteren örnektir. Vatandaş Portal'a e-Devlet şifresiyle girenler yalnız dosya kapak bilgilerine ulaşabilir; e-imza sahipleri ise dosyanın tüm içeriğini görebilir, hukuk ve idari dava açabilir, trafik ve idari para cezalarına itiraz edebilir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 445. maddesi de elektronik ortamda dava açmayı, harç ve avans ödemeyi güvenli elektronik imzaya bağlar.

Ters yönde bir yanılgı da yaygın: e-Devlet'ten belge almak için e-imza gerektiği sanılır. Oysa yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi ve adli sicil kaydı gibi hizmetler e-Devlet şifresiyle de kullanılabilir. Bu hizmetler için e-imza almanız gerekmez.

Kurum kurum e-imza kullanımı

UYAP ve yargı işlemleri

UYAP Vatandaş Portal'a e-Devlet, e-imza ya da mobil imza ile girilebilir. UYAP, e-imzayla işlem yapabilmek için kart sürücü yazılımının kurulmuş olmasını ve UYAP'ın kendi e-imza uygulamasının indirilmesini ister. Avukatların UYAP kullanımı için Avukatlar İçin E-İmza yazımıza bakın.

EKAP ve kamu ihaleleri

Kamu İhale Kurumu'nun duyurusuna göre 1 Ağustos 2025'te yürürlüğe giren Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği ile ihale onay belgesi, ihale komisyonu kararı ve sözleşme EKAP'ta hazırlanıp e-imzayla imzalanıyor. İsteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları ve sözleşme öncesi sunacağı belgeler de EKAP üzerinden e-imzayla gönderiliyor. EKAP'a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler, işlemleri yürütecek kişileri e-imzayla yetkilendirebiliyor.

MERSİS ve ticaret sicili

Ticaret Bakanlığı'na göre MERSİS'te şirket kuruluş sözleşmeleri elektronik ortamda hazırlanıp kurucu ortaklar tarafından e-imza ya da mobil imzayla imzalanarak ilgili ticaret sicili müdürlüğüne gönderilebilir. Limited şirket ve kooperatiflerde kuruluş sözleşmesindeki imzalar ticaret sicili müdürlüğünde tasdik ettirilerek de ilerlenebilir. Ticaret sicili müdürlüklerinin verdiği belgeler de MERSİS üzerinden elektronik ortamda alınabilir.

GİB: e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv

e-Fatura başvurusu elektronik imza araçlarıyla, elektronik ortamda yapılır: tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika kullanır. e-Defter başvurusunda da gerçek kişiler NES ya da mali mühür, tüzel kişiler mali mühür kullanır; ayrıca Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle başvuru dilekçesi verme yolu vardır.

e-Fatura ya da e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler için durum farklıdır. GİB'e göre bu mükellefler e-Arşiv faturayı e-Arşiv Fatura Portalı'na Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girerek düzenler. GİB'in bu kullanım için hazırladığı kılavuza göre fatura "GİB İmza" seçeneğiyle cep telefonuna gelen 6 haneli kodla onaylanır ve bu onay için mali mühür gibi bir sertifika gerekmez. Mali mühür ile e-imzanın farkını E-İmza, Mobil İmza ve Mali Mühür Farkı yazısında anlattık.

KEP ve e-Tebligat

Kayıtlı elektronik posta (KEP), BTK'nın tanımıyla yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik postadır. KEP hesabı KEP hizmet sağlayıcılarından alınır. BTK'ya göre KEP'te ileti göndermek için elektronik imza sahibi olmak gerekir; hesabı yalnız alıcı olarak kullanacaksanız e-imzaya ihtiyacınız yoktur.

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi'nde (UETS) ise Adalet Bakanlığı'nın duyurusuna göre 1 Ocak 2024'ten beri gerçek kişiler isteğe bağlı e-tebligat adreslerini e-Devlet'te iki aşamalı kimlik doğrulamayla açabiliyor. Bunun için e-imza gerekmez.

Çalışma izni (e-İzin)

Yabancı çalışma izni başvurusu, işveren ya da bağımsız çalışacak yabancı tarafından e-Devlet üzerinden online yapılır ve bütün işlemler elektronik imzayla yürür. Bakanlığın sistemine işyeri kaydını yapacak SGK e-Bildirge kullanıcısının kendi adına elektronik imzası bulunmalıdır. Başvuru türüne göre kimin imzalayacağını Çalışma İzni Almak İçin E-İmza yazımızda anlattık.

Sağlık: SGK ve e-reçete

SGK'nın 2015'te duyurduğu düzenlemeyle, hekimlerin daha önce SGK kurumsal hekim şifresiyle düzenlediği e-reçeteler 2016 başından itibaren güvenli elektronik imzayla imzalanıyor. E-imza kişisel olduğu için reçeteyi düzenleyen hekim kendi e-imzasını kullanır.

E-imza başvurusunun kendisi: BTK e-Kayıt

E-imza alırken de bir kamu hizmeti kullanırsınız. Aktivasyonun e-Devlet yolunda kimlik onayınızı, BTK'nın e-Devlet'teki "e-Kayıt Başvurusu Onay İşlemleri" hizmetiyle verirsiniz; bu hizmete e-Devlet şifresi ya da T.C. Kimlik Kartı ile girilir. E-imzanız yoksa sipariş ve aktivasyon adımlarını E-İmza Nasıl Alınır? rehberinde adım adım anlattık.

Sık karşılaşılan hatalar ve çözümleri

• e-Devlet'te e-imza girişi ilerlemiyor: e-Devlet Kapısı e-İmza Uygulaması bilgisayara indirilmemiş ya da açılmamış olabilir. Uygulamayı indirip masaüstündeki kısayoldan açın, ekrandaki işlem kodunu girin ve doğru kart tipini seçin.
• UYAP'ta "kartınızda nitelikli sertifika bulunamadı" uyarısı: UYAP'ın önerisine göre açık bütün internet sayfalarını kapatıp yeniden açın, e-imzanızın kök sertifikasının yüklü olduğunu kontrol edin ve kart tipini seçin.
• Sertifika ya da kart okuyucu görünmüyor: Önce Arkİmza uygulamasını yeniden başlatın; sorun sürerse uygulamayı kaldırıp yeniden kurun. Kart okuyucu yine tanınmazsa Arkİmza sürücüsünü kurun.
• GİB portal başvurusunda imzalama aracı çalışmıyor: GİB'in başvuru dokümanı, bilgisayarda yalnız bir adet Java 1.8 ya da üzeri sürüm bulunmasını ve varsayılan tarayıcının Chrome ya da Firefox olmasını ister; Internet Explorer kullanılmamalıdır.
• Yanlış araçla başvuru: Limited ya da anonim şirketin elektronik ortamdaki e-Fatura ve e-Defter başvurusu yetkilinin kişisel e-imzasıyla değil, mali mühürle yapılır.
• Süresi dolmuş sertifika: Sertifikanın bitiş tarihi geçtiyse onunla imza atamazsınız. Önemli bir işlemden önce sertifika bilgilerinizden geçerlilik tarihini kontrol edin.
• Gereksiz e-imza almak: Belge sorgulama, e-tebligat hesabı açma ya da kayıtlı olmayan mükellef olarak e-Arşiv portalında fatura düzenleme gibi işlemler için e-imza şart değildir. Önce yapacağınız işlemin neyi gerektirdiğine bakın.