Doktorlar İçin E-İmza

Bu yazı, hekimin günlük işinde e-imzanın nerede devreye girdiğini, hangi e-imzayı nereden alacağını ve sık yaşanan sorunları anlatır. E-imzanın ne olduğunu ve hukuki dayanağını merak ediyorsanız önce E-İmza Nedir? rehberimize bakabilirsiniz. Diş hekimi, işyeri hekimi, eczacı ve sağlık kurumları için sağlık sektörü yazımız daha geniş bir çerçeve sunar.

Hekim e-imzayı nerelerde kullanır?

Hekimin e-imzası günlük işte birkaç farklı noktada devreye girer. Başlıca kullanım alanlarını aşağıda topladık; ayrıntıları ilgili başlıklarda bulabilirsiniz.

Doktora e-imza zorunlu mu?

E-reçete yazan ya da ilaç kullanım raporu düzenleyen hekim için evet. SGK'nın MEDULA reçete ve rapor kılavuzundaki duyurulara göre e-reçetede SGK kurumsal hekim şifresiyle işlem yapılması 1 Ocak 2016'da yerini güvenli elektronik imzaya bıraktı; 1 Ocak resmî tatil olduğu için uygulama 5 Ocak 2016'da başladı. E-imzasını henüz temin edememiş ya da yenileme, kayıp veya arıza yaşayan hekimlere sınırlı süreyle, en fazla üç ay için kurumsal hekim şifresiyle işlem yetkisi verilebileceği de duyuruldu.

Kural sonraki yıllarda genişledi. Aşağıdaki tablo, SGK kılavuzunda yer alan başlıca adımları özetler:

E-reçete ve e-rapor e-imzayla nasıl imzalanır?

İmzalama çoğunlukla çalıştığınız kurumun hastane bilgi yönetim sistemi ya da kullandığınız sağlık yazılımı içinden yapılır; yazılım, SGK'nın imzalı reçete ve rapor servislerine bağlanır. Akış genel olarak şöyledir:

1. E-imzanızı kart okuyucusuyla birlikte bilgisayara takın ve imzalama uygulamasının sertifikanızı gördüğünü kontrol edin.
2. Reçeteyi ya da ilaç kullanım raporunu sağlık yazılımında oluşturun; tanı ve ilaç açıklaması alanlarını eksiksiz doldurun.
3. İmzala adımında sertifikanızı seçin ve e-imza PIN'inizi girin.
4. Kayıttan sonra e-reçete numarasını ya da MEDULA takip numarasını hastaya okunaklı biçimde verin. SGK, eczanenin e-reçeteyi bu numara olmadan görüntüleyemeyeceğini hatırlatır.

Raporlarda imza yalnız düzenleyen hekimle sınırlı değildir. SGK kılavuzunda ilaç kullanım raporunun girişi, onayı ve başhekim onayı da güvenli e-imzalı yöntemlerle yapılması gereken işlemler arasında sayılır.

SGK kurumsal hekim parolası ve MEDULA Doktor uygulaması

E-imza imzalama adımını karşılar; SGK uygulamalarına erişimde ayrıca kurumsal hekim parolası kullanılır. SGK'nın e-SGK sayfasına göre MEDULA Doktor uygulaması, hekimlerin e-reçete ve e-rapor düzenlemek için gereken parolalarını almasını, daha önce oluşturdukları reçete ve rapor kayıtlarını görmesini ve inceleme sonrası iade edilen e-reçetelere ekleme yapmasını sağlar.

SGK'nın parola alma kılavuzunda bu adım da e-imzaya bağlanır: e-Devlet'e e-imza ile giriş yapılır, Sosyal Güvenlik Kurumu hizmetleri altındaki "Kurumsal Hekim Parolası Alma" sayfasında parola oluşturulur. Bu yüzden e-imzanızın e-Devlet girişinde sorunsuz çalışması, hem parola hem imza için ilk kontrol noktasıdır.

Aile hekimleri için ek notlar

Birinci basamak için SGK kılavuzunda iki ayrı tarih daha yer alır. Kılavuza göre aile hekimliklerinde düzenlenen ilaç kullanım raporlarının tamamının 1 Temmuz 2016'dan itibaren elektronik ortamda düzenlenmesi zorunlu hale geldi; 23 Temmuz 2018'den bu yana da birinci basamakta yalnız e-imzalı e-reçeteye izin veriliyor. SGK'nın hekim soruları belgesi, aile hekimliği ya da hemodiyaliz sertifikası olan hekimin e-reçete oluştururken bu sertifikayı seçerek göndermesi gerektiğini de hatırlatır.

Aile sağlığı merkezinde birden fazla hekim aynı bilgisayarı kullanıyorsa her hekim yalnız kendi e-imzasıyla işlem yapmalı; başkasının kartı takılıyken reçete yazılmamalıdır.

Hangi e-imzayı nereden almalısınız?

E-imza, nitelikli elektronik sertifika olarak bir gerçek kişi adına çıkar ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre yalnız sahibinin tasarrufundaki bir araçla oluşturulur. Bedeli kim öderse ödesin sertifika sizin adınızadır; asıl soru, sertifikayı hangi sağlayıcıdan alacağınızdır.

Sitemizde satılan e-imzalar, BTK'nın yetkili sağlayıcılar listesinde yer alan ArkSigner (Arkİmza) tarafından üretilen nitelikli sertifikalardır; biz yetkili bayi olarak satış, kargo ve kurulum desteği veriyoruz. E-imzanın hastane yazılımınızda tanınması, yazılımın kullandığı imzalama bileşenine bağlıdır. Satın almadan önce kurumunuzun bilgi işlem birimine hangi sağlayıcıların kartlarının desteklendiğini sormanızı öneririz.

Muayenehane hekimi: e-SMM ve vergi işlemleri

Serbest çalışan hekimler için e-imzanın ikinci kullanım alanı vergi tarafıdır. GİB'in 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre vergiden muaf olmayan serbest meslek erbabı, serbest meslek makbuzunu e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) olarak düzenlemek zorundadır. Tebliğ, gerçek kişilerin e-belgeyi nitelikli elektronik sertifikayla imzalayabileceğini ya da mali mühürle onaylayabileceğini belirtir. Diş hekimleri ve veteriner hekimler dahil serbest çalışan hekimlerin kartla tahsilatında düzenlenecek bilgi fişine ilişkin özel bir düzenleme de tebliğde yer alır.

Hangi yöntemin size uygun olduğunu mali müşavirinizle netleştirin. E-imza ile mali mühür arasındaki farkı E-İmza, Mobil İmza ve Mali Mühür Farkı yazımızda karşılaştırdık.

Doktor e-imza nasıl alınır?

Sitemizden online sipariş verirken evrak göndermeniz gerekmez. Paket kart okuyucuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. E-imza bilgisayarınıza takılıyken masaüstü Arkİmza uygulamasından aktivasyonu iki yoldan biriyle yaparsınız:

• Mobil uygulama: Ekrandaki karekodu telefondaki Arkİmza uygulamasıyla okutur, kimliğinizin ön ve arka yüzünü doğrular, çipli kimliğinizi NFC ile okutur, ardından yüz doğrulamasını ve müşteri temsilcisiyle kısa görüşmeyi tamamlarsınız.
• e-Devlet: İletişim bilgilerinizi SMS koduyla doğrular, e-Devlet'te "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmetinden güvenli e-imza ve sağlayıcı seçiminizi onaylarsınız.

İki yolun sonunda masaüstü uygulamada PIN belirlersiniz. Kurulum dosyaları ve videolar kurulum sayfamızda, sürecin tamamı E-İmza Nasıl Alınır? rehberindedir.

Hekimlerin sık yaptığı hatalar

• E-imzayı asistana ya da sekretere kullandırmak: 5070 sayılı Kanun, sağlayıcının sertifika sahibini imza oluşturma verisini başkasına kullandırmaması konusunda bilgilendirmesini şart koşar. Sizin adınıza atılan imza sizi bağlar; PIN'inizi paylaşmayın.
• Bitiş tarihini kaçırmak: Sertifikanın süresi dolunca e-imza ile imza atılamaz. Bitiş tarihini takviminize yazın ve yeni sertifikanızı süre dolmadan alın.
• PIN'i tahminle denemek: Art arda yanlış PIN girişi e-imzanın kilitlenmesine yol açabilir. PIN işlemleri Arkİmza masaüstü uygulamasındaki ilgili bölümden yapılır.
• E-imzayı bilgisayarda takılı bırakmak: Kanun güvenli e-imzayı yalnız sahibinin tasarrufundaki araçla tanımlar. Ortak kullanılan poliklinik bilgisayarlarında işiniz bitince kartı çıkarıp yanınıza alın.
• Kaybolan e-imzayı bildirmemek: 5070 sayılı Kanun'a göre sağlayıcı, sertifika sahibinin talebi üzerine sertifikayı derhal iptal eder; ancak geçmişe yönelik iptal yapılamaz. Kartınızı kaybettiyseniz iptal talebinizi gecikmeden sertifikayı üreten sağlayıcıya iletin.
• Yeni bilgisayarda kurulumsuz denemek: e-Devlet'in açıklamasına göre imza atılacak bilgisayarda kart ve kart okuyucu sürücüsünün yüklü olması gerekir. Muayenehane ile hastane arasında bilgisayar değiştiriyorsanız ikisinde de kurulumu tamamlayın.