E-İmza Sağlık Sektöründe Nasıl Kullanılır?

Bu yazı sağlık sektörünün genel haritasını çıkarır. Hekimlerin e-reçete, MEDULA parolası ve muayenehane ayrıntıları için Doktorlar İçin E-İmza yazımıza bakın. E-imzanın tanımı ve ıslak imzayla eşdeğerliği E-İmza Nedir? rehberinde anlatılıyor.

Sağlıkta e-imza neden zorunlu hale geldi?

Dönüm noktası SGK'nın e-reçete kararıdır. SGK'nın MEDULA reçete ve rapor kılavuzuna göre e-reçete işlemlerinde kurumsal hekim şifresinden güvenli elektronik imzaya zorunlu geçiş 1 Ocak 2016 için duyuruldu ve 5 Ocak 2016'da başladı. 23 Temmuz 2018'den itibaren birinci basamakta yalnız e-imzalı e-reçeteye izin verildi. 2019'da ilaç kullanım raporlarında da güvenli e-imza zorunlu hale geldi; 1 Haziran 2019'dan itibaren kurum hekimlikleri ile belediye, huzurevi ve medikososyal polikliniklerinde düzenlenen e-reçetelerden yalnız e-imzalı olanlar eczanede karşılanmaya başladı.

Kuralın kapsamı yalnız hastanelerle sınırlı değildir. SGK kılavuzu reçete ve rapor servislerini kullananları şöyle sayar: sağlık tesisleri, aile hekimlikleri, işyeri hekimlikleri, kurum hekimlikleri, belediye poliklinikleri, huzurevi poliklinikleri ve medikososyal poliklinikler.

Sağlık sektöründe e-imza nerelerde kullanılır?

Aşağıdaki tablo, sağlıkta çalışan farklı roller için e-imzanın devreye girdiği başlıca işleri özetler. Ayrıntılar tablonun altındaki başlıklarda.

Diş hekimleri

Diş hekimleri de reçeteyi MEDULA e-reçete servisleri üzerinden düzenler; SGK kılavuzu diş hekimleri için ayrı branş kodları tanımlar ve uzmanlık branşı olmayan diş hekimi için hangi kodun gönderileceğini belirtir. E-reçetede güvenli e-imza kuralı tüm e-reçete işlemlerini kapsadığından, e-reçete yazan diş hekiminin de kendi e-imzası olmalıdır. Muayenehanesi olan diş hekimi için e-SMM tarafı da hekimlerle aynıdır.

İşyeri hekimleri ve kurum hekimlikleri

SGK, işyeri hekimliklerince düzenlenen reçetelerin elektronik ortamda kayda alınabilmesi için 2017'de MEDULA'da gerekli düzenlemeyi yaptığını kılavuzunda duyurdu; işyeri hekimliklerinin servis çağrılarında kullandığı ayrı bir tesis kodu vardır. Birden fazla işyerine hizmet veren hekim için pratik sonuç şudur: e-imza kişiye özeldir, hangi işyeri adına reçete yazarsanız yazın imzayı kendi e-imzanızla atarsınız. Kurum hekimliklerinde ise 1 Haziran 2019'dan beri yalnız e-imzalı e-reçeteler eczanede karşılanıyor.

Eczacılar

SGK'nın e-reçete ve e-rapor için getirdiği güvenli e-imza kuralları, reçeteyi ve raporu düzenleyen hekime yöneliktir; eczane reçeteyi MEDULA Eczane tarafında karşılar. Eczanenin MEDULA işlemlerindeki güncel kurallar için meslek odanızın ve SGK'nın duyurularını izleyin. Eczacı için e-imza daha çok kişisel ve işletme tarafında işe yarar: örneğin BTK'ya göre KEP üzerinden ileti gönderebilmek için e-imza gerekir. Eczanenizin e-belge işleri için e-imza mı mali mühür mü gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.

Başhekimler, klinik ve hastane yöneticileri

SGK kılavuzunda ilaç kullanım raporlarının başhekim onayı ve başhekim onayının reddi de e-imzalı yöntemlerle yapılan işlemler arasında sayılır; yani raporu onaylayan başhekimin de kendi e-imzası olmalıdır. Yöneticinin ikinci görevi organizasyondur: hangi hekimin e-imzasının ne zaman bittiğini izlemek, kurumdan ayrılan hekimin yazılımdaki yetkilerini kapatmak ve yeni başlayan hekimin e-imzasının ilk gün çalışır olmasını sağlamak.

Kamu sağlık kurumlarında idari personel

Kamu hastaneleri ve il sağlık müdürlükleri gibi kamu kurumlarında resmî yazışmalar elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) üzerinden yürür. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar ve resmî yazışma sürecinde imza yetkisi bulunan görevlilere güvenli e-imzanın idarece temin edileceğini söyler. Bu durumda e-imzayı kendiniz satın almanız gerekmez; kurumunuzun e-imza sorumlusuna başvurun. Kişisel işleriniz için ayrı bir e-imza isteyip istemediğiniz ise sizin tercihinizdir.

Serbest çalışan sağlık meslek mensupları

GİB'in 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, vergiden muaf olmayan serbest meslek erbabının makbuzlarını e-SMM olarak düzenlemesini zorunlu tutar. Tebliğe göre gerçek kişiler e-belgeyi nitelikli elektronik sertifikayla imzalayabilir ya da mali mühürle onaylayabilir. Tebliğ, diş hekimleri ve veteriner hekimler dahil serbest meslek faaliyeti yürüten hekimlerin kartla tahsilatında düzenlenecek bilgi fişine özel bir yer de ayırır.

Kurum e-imzası mı, kişisel e-imza mı?

Sağlıkta sık karıştırılan bir konudur. Nitelikli elektronik sertifika her zaman bir gerçek kişi adına çıkar; kurum adına e-imza olmaz. Değişen yalnızca sertifikanın hangi sağlayıcıdan alındığı ve bedeli kimin ödediğidir:

• Kamu çalışanıysanız: BTK'ya göre Kamu SM yalnız kamu çalışanlarına sertifika verir. Kamu SM, Sağlık Bakanlığı çalışanları için bedelin kurum tarafından ya da kişi tarafından ödendiği iki ayrı başvuru yolu sunar.
• Özel sektörde çalışıyorsanız: Sertifikayı BTK'nın listesindeki yetkili sağlayıcılardan birinden alırsınız. Sitemizde satılan e-imzaları bu listede yer alan ArkSigner (Arkİmza) üretir; biz satış, kargo ve kurulum desteği veririz.
• Kurumun kendi belgeleri için: Tüzel kişiler e-belgeleri mali mühürle onaylar; mali mühür kişisel e-imzanın yerine geçmez. Farkları E-İmza, Mobil İmza ve Mali Mühür Farkı yazımızda karşılaştırdık.

Klinik ve hastaneler için toplu e-imza

E-imza kişiye özel olduğu için toplu alımda da her hekim için ayrı sertifika gerekir. Toplu siparişleriniz için iletişim sayfamızdaki formu kullanabilirsiniz. Çok sayıda bilgisayara kurulum yapacaksanız kurulum sayfamızdaki MSI (sistem yöneticisi yetkili) Windows sürümü, kurumsal organizasyonlarda tüm kullanıcıların bilgisayarlarına yayınlamak için hazırlanmıştır. Tek kullanıcılı bilgisayarlarda yönetici yetkisi gerektirmeyen standart kullanıcı sürümü yeterlidir.

1. E-imza kullanacak personelin listesini ve görev yerlerini çıkarın.
2. Kullandığınız sağlık yazılımının desteklediği kartları yazılım firmanıza doğrulatın.
3. Her çalışanın aktivasyonu kendi kimliğiyle, mobil uygulama ya da e-Devlet üzerinden yapmasını planlayın.
4. Sertifikaların bitiş tarihlerini tek bir listede izleyin.

Aktivasyon kişinin kimlik kartı, NFC okuması ve yüz doğrulamasıyla ya da kendi e-Devlet hesabıyla yapıldığı için başkası adına tamamlanamaz. Yeni başlayan hekimin e-imzasını işe başlama planına ekleyin ki ilk nöbetinde reçete yazabilsin.

Sağlık kurumlarında sık yapılan hatalar

• Ortak bilgisayarda başkasının kartıyla imza: 5070 sayılı Kanun, sağlayıcının sertifika sahibini imza oluşturma verisini başkasına kullandırmaması konusunda bilgilendirmesini şart koşar. Nöbet devrinde kartlar sahipleriyle birlikte el değiştirmelidir, PIN paylaşılmamalıdır.
• Bitiş tarihlerini takip etmemek: Süresi dolan sertifikayla imza atılamaz; e-reçete ve rapor işlemleri o gün aksar.
• Mali mührü e-imza sanmak: Kurumun e-belgeleri için kullanılan mali mühür, hekimin reçete imzasının yerine geçmez.
• Kaybolan kartı geç bildirmek: 5070 sayılı Kanun'a göre sağlayıcı, sertifika sahibinin talebiyle sertifikayı derhal iptal eder ve geçmişe yönelik iptal yapamaz. Kayıp fark edilir edilmez sertifikayı üreten sağlayıcıya bildirilmelidir.
• Ayrılan personelin yetkilerini açık bırakmak: E-imza kişiye ait olduğu için ayrılan çalışan sertifikasını götürür; yazılımdaki kullanıcı tanımlarını ayrılış tarihinde güncelleyin.

Sağlık çalışanı olarak e-imzayı nasıl edinirsiniz?

Kamu SM'den kurum aracılığıyla almıyorsanız süreç bireyseldir. Sitemizden evrak göndermeden online sipariş verirsiniz; e-imza kart okuyucuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. E-imza bilgisayarınıza takılıyken masaüstü Arkİmza uygulamasından aktivasyonu iki yoldan biriyle yaparsınız: mobil uygulamayla (kimlik kartının ön ve arka yüzü, NFC ile çipli kimlik okutma, yüz doğrulama ve müşteri temsilcisiyle kısa görüşme) ya da e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmetiyle. İki yolun sonunda masaüstü uygulamada PIN belirlenir ve e-imza kullanıma hazır olur.

Kurulumda takılırsanız WhatsApp ya da telefonla (+90 549 631 91 95, Pazartesi–Cuma 09:00–18:00) bize ulaşabilirsiniz.