Finans ve Bankacılık İşlemlerinde E-İmza

Bu yazı şirket sahipleri, KOBİ yöneticileri ve bankayla yazışan bireysel kullanıcılar için hazırlandı. Bankaların kendi sistemlerine e-imza entegrasyonu konusunu kapsamıyor; e-imzanın kişi olarak sizin elinizde hangi işe yaradığına ve nerede işe yaramadığına bakıyoruz. E-imzanın genel tanımı için E-İmza Nedir? rehberine göz atabilirsiniz.

E-imzalı belge bankada geçerli mi?

Hukuken evet. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5. maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Türk Borçlar Kanunu'nun 15. maddesi de güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurduğunu söyler. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesine göre usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir; yani bir uyuşmazlıkta ıslak imzalı senet gibi delil değeri taşır. Aynı maddeye göre hâkim, delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin güvenli elektronik imzayla oluşturulup oluşturulmadığını kendiliğinden inceler.

Uygulamada belirleyici olan bankanın kanalıdır. E-imzalı bir talimatı ya da sözleşmeyi kayıtlı elektronik posta (KEP) ile mi, kurumsal internet şubesinden mi, yoksa başka bir yolla mı kabul ettiğini önceden bankanıza sorun. Bir bankanın e-imzalı dosyayı kabul etmesi, diğerinin de aynı şekilde kabul edeceği anlamına gelmez.

Hangi işlem e-imzayla olur, hangisi olmaz?

Aşağıdaki tablo yalnız kanun metinlerine ve resmî düzenlemelere dayanır. Bankanızın ürün ve kanal kuralları bunların üzerine eklenir.

Şirket sahipleri ve KOBİ'ler e-imzayı nerede kullanır?

Banka talimatları ve sözleşmeler

Güvenli e-imzayla imzalanmış bir ödeme talimatı ya da sözleşme, hukuken ıslak imzalı olanla aynı sonucu doğurur. Bankanın bunu hangi kanaldan kabul ettiğini öğrendikten sonra, şubeye gitmeden ya da kâğıt evrak taşımadan işlem yapabilirsiniz.

Bir ticaret şirketi adına imza atıyorsanız Türk Ticaret Kanunu'nun 1526. maddesinin dördüncü fıkrasını bilmekte yarar var: şirket adına imza yetkisi olan kişiler, kendi adlarına üretilmiş güvenli e-imzayla şirket namına imza atabilir. Bu durumda nitelikli elektronik sertifikada sertifika sahibinin adıyla birlikte temsil ettiği tüzel kişinin adı da yazılır ve bu husus tescil ve ilan edilir. İşlem yapacağınız banka ya da kurum hangi sertifikayı istediğini size söyleyecektir; sipariş vermeden önce bunu öğrenin.

Bankaya e-imzalı talimat ya da sözleşme göndermeden önce şu sırayı izleyin:

1. Kanalı öğrenin. Bankanıza e-imzalı belgeyi hangi yoldan kabul ettiğini (KEP, kurumsal internet şubesi ya da başka bir yol) ve hangi dosya biçimini istediğini sorun.
2. Yetkinizi kontrol edin. Şirket adına imzalıyorsanız imza yetkinizin ve bankanın istediği sertifika türünün uygun olduğundan emin olun.
3. İşlemin türüne bakın. Belge kefalet gibi bir teminat sözleşmesi, resmî şekle bağlı bir işlem ya da kambiyo senedi ise e-imzayla yapılamaz; bu durumda bankanın ıslak imza sürecine geçin.
4. İmzalayın ve gönderin. Belgeyi kendi e-imzanızla imzalayıp bankanın belirttiği kanaldan iletin; gönderim kaydını saklayın.

KEP ile ihtar ve bildirimler

Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesine göre tacirler arasında temerrüde düşürme, fesih ve sözleşmeden dönme ihbarları noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır. Kanunun 1525. maddesi de tarafların açıkça anlaşması şartıyla ihbar, ihtar, itiraz, fatura ve teyit mektubu gibi beyanların elektronik ortamda düzenlenip gönderilebileceğini söyler. Alacak takibi ve sözleşme yönetiminde bu iki madde, e-imzanın KOBİ'ler için somut kullanım alanlarını gösterir.

e-Fatura, e-Defter ve mali müşaviriniz

e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura uygulamasına geçtiyseniz, banka ve finans kuruluşlarına sunduğunuz faturalar da elektronik belgedir. Şahıs işletmesi sahibi olarak bu belgeleri GİB Portal'da e-imzanızla imzalayabilirsiniz; ayrıntılar Şahıs Şirketi İçin E-İmza yazısında. e-Defter beratlarınızı mali müşavirinize imzalatmanın doğru yolu ise e-imzanızı vermek değil, Dijital Vergi Dairesi'nden muvafakatname vermektir: Mali Müşavir ve Muhasebeciler İçin E-İmza.

Pay sahipleri için elektronik genel kurul

Merkezi Kayıt Kuruluşu'nun (MKK) Elektronik Genel Kurul Sistemi'nde (e-GKS) yapılan işlemler hukuki sonuç doğurduğu için sisteme girişler güvenli elektronik imzayla yapılır; ayrıca e-MKK Bilgi Portalı'na kayıt gerekir. MKK, 2025'te sistemin doğrudan tarayıcıdan kullanılabildiğini ve spor kulüpleri, sendikalar ve kooperatifler gibi kurumların genel kurullarına da açıldığını duyurdu. Hisse sahibiyseniz ya da genel kurulunu e-GKS üzerinden yapan bir kuruluşun üyesiyseniz, toplantıya elektronik ortamda katılmak için e-imzanız hazır olmalıdır.

E-imza ile banka hesabı açılır mı?

BDDK'nın 1 Mayıs 2021'de yürürlüğe giren yönetmeliğine göre bankalar yeni müşteriyi uzaktan, müşteri temsilcisiyle çevrim içi görüntülü görüşme yaparak edinebilir. Bu süreçte kimlik belgesinin çipindeki bilgiler yakın alan iletişimi (NFC) ile doğrulanır; bu yapılamazsa kimliğin görsel güvenlik öğeleri kontrol edilir. Ayrıca canlılık kontrolü ve fotoğrafın biyometrik karşılaştırması yapılır. Sonraki sözleşmeler internet ya da mobil bankacılık üzerinden, müşteriye özgü şifreleme anahtarıyla imzalanarak kurulabilir. Yönetmelik bu durumda sözleşmenin bütün şartlarının müşterinin okuyabileceği şekilde iletilmesini ve müşterinin yalnız kendisine gösterilen bilgileri imzalamasını şart koşar.

Yani yönetmelikte tarif edilen uzaktan hesap açma süreci e-imzaya dayanmaz. E-imza, bankanızın bunu ayrıca bir kanal olarak sunduğu durumlarda işe yarar; bankanızın uzaktan müşteri olma adımlarını kendi uygulamasından kontrol edin.

Sık yapılan hatalar

• Kefaleti e-imzayla vermeye çalışmak. 5070 sayılı Kanun teminat sözleşmelerini istisnalar dışında e-imzanın kapsamı dışında tutar. Ayrıca Türk Borçlar Kanunu'nun 583. maddesi kefilin sorumlu olacağı azami miktarı, kefalet tarihini ve müteselsil kefilliği kendi el yazısıyla belirtmesini şart koşar.
• Çek ya da senedi e-imzalamak. Poliçe, bono, çek ve benzeri senetler güvenli e-imzayla düzenlenemez; kabul, aval ve ciro da e-imzayla yapılamaz.
• Kanalı sormadan e-imzalı dosya göndermek. Hukuki geçerlilik, bankanın talimatı işleme alacağı anlamına gelmez. Önce kabul ettikleri yolu sorun.
• Ortağın ya da muhasebecinin e-imzasını kullanmak. 5070 sayılı Kanun güvenli e-imzayı yalnız imza sahibinin tasarrufundaki araçla oluşturulan imza olarak tanımlar. Her imza yetkilisi kendi e-imzasını kullanmalıdır.
• Kurumsal entegrasyon beklemek. Kişisel nitelikli e-imza, bankaların kendi altyapısına bağlanan kurumsal bir imza çözümü değildir; sizin adınıza atılan imzadır.

E-imzayı nasıl alırsınız?

Siparişi evrak göndermeden online verirsiniz; e-imzanız kart okuyucusuyla birlikte ücretsiz kargoyla gelir. Aktivasyonu e-Devlet'teki "e-Kayıt Onay İşlemleri (BTK)" hizmetiyle ya da Arkİmza mobil uygulamasında çipli kimliğinizi NFC ile okutarak yapar, son adımda PIN belirlersiniz; kurulum dosyaları ve videolar Kurulum sayfamızda. Sertifikayı BTK yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ArkSigner (Arkİmza) üretir; biz yetkili bayi olarak satış, kargo ve kurulum desteği veririz.